Salah satu unsur akomodasi pada industri Pariwisata kita adalah Perhotelan. Pada saat ini kita coba membahas tentang stuktur organisasi Font Office Hotel (Kantor Depan Hotel)
Deskripsi pekerjaan Front Office Manager
Area kerja
Front Office Manager : front office area, executive floor, business center
Ringkasan pekerjaan
Front Office Manager : menciptakan kepuasan tamu dan memberi kesan positif bagi tamu di area kerjanya
Melapor kepada : General Manager
Staf bawahan : semua staff front office
Tugas pokok
Front Office Manager :
a. Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan front office.
b. Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai system komputer hotel, etika menerima telepon dan standard operasional yang ada di hotel.
c. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar
d. Menyambut tamu VIP
e. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
f. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun untung/rugi di bagian kantor depan
g. Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan.
h. Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi dengan memberikan penghargaan
i. Membuat budget tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan, rata-rata harga kamar
2. Deskripsi pekerjaan Assistant Front Office Manager
Area kerja
Assistant Front Office Manager : front office, executive floor, business center.
Ringkasan pekerjaan
Assistant Front Office Manager : membantu kelancaran tugas di front office dan menggantikan front office manager ketika berhalangan dan mengkordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaannya
Atasan langsung
Assistant Front Office Manager : Front Office Manager
Staff bawahan Assistant Front Office Manager : Duty Manager, FO Supervisor, Supervisor level lainnya di departemen Front Office
Tugas pokok
Assistant Front Office Manager :
a. Membantu pekerjaan Front Office Manager dalam hal kontrol dan administrasi.
b. Membuat jadual kerja Duty Manager,Receptionist, Telephone Operator, GRO dan concierge.
c. Memantau operasional di front office
d. Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan concierge.
e. Memimpin briefing pada waktu shift malam
f. Terjun ke operasional hotel pada saat ramai tamu
g. Menghadiri briefing pagi manajemen hotel, mewakili Front Office Manager jika berhalangan hadir.
h. Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.
3. Deskripsi pekerjaan Duty Manager
Area kerja
Duty Manager : front office dan seluruh hotel yang ada hubungannya dengan tamu di hotel.
Ringkasan pekerjaan
Duty Manager : mendukung pekerjaan operasional kantor depan secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas departemen untuk shift tertentu.
Atasan langsung
Duty Manager : Front Office Manager
Staff bawahan
Duty Manager : Front Office Supervisor, Front Office Staff, Guest Relation Officer, Concierge, Business Center Secretary.
Tugas pokok
Duty Manager :
a. Membantu tugas Front Office Manager dan Asssistant FOM dalam melakukan tugas operasional di front office.
b. Mendukung kelancaran proses check-in dan check-out di front office.
c. Menangani kesulitan tamu dan staff di front desk
d. Mengontrol operasional di seputar front office antara lain lobby, restoran, bar, lounge koridor dan kamar tamu.
e. Membuat laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama jam kerjanya.
f. Menyambut tamu VIP bersama dengan Front Office Manager.
4. Deskripsi pekerjaan Executive Lounge Manager
Area kerja
Executive Lounge Manager : executive lounge, executive rooms
Ringkasan pekerjaan
Executive Lounge Manager : menjamin kepuasan tertinggi tamu dan staf menurut standar pelayanan sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif serta bertanggungjawab atas segala aspek perasional di lantai eksekutif.
Atasan langsung
Executive Lounge Manager : Assistant FOM
Staf bawahan
Executive Lounge Manager : Executive Lounge Assistant Manager
Tugas pokok
Executive Lounge Manager :
a. Memastikan bahwa laporan dan korespondensi untuk departemen telah terpenuhi dengan tepat dan teliti.
b. Memastikan bahwa jadual telah ditetapkan dengan baik.
c. Memastikan bahwa data tamu selalu diperbaharui.
d. Mengawasi dan memesan barang kebutuhan di lantai eksekutif.
e. Membantu dalam membangun efisien tim dengan memperhatikan kesejahteraan, keselamatan, training dan pengembangan staf.
f. Melaksanakan evaluasi karyawan dan meninjau penampilan keseluruhan, mendiskusikan penampillan dan bidang untuk perbaikan.
g. Mengawasi para staf selalu melakukan metode dan standar yang telah ditetapkan.
h. Memastikan bahwa staf mendapat informasi yang cukup mengenai kebijaksaan hotel sehubungan dengan pemadam kebakaran, kesehatan, tunjangan dan keamanan.
i. Mempelajari dan mengevaluasi operasional dan standar prosedur di executive lounge serta memberikan saran untuk perubahan yang diperlukan.
5. Deskripsi pekerjaan Front Desk Supervisor
Area kerja
Front Desk Supervisor : front office
Ringkasan pekerjaan
Front Desk Supervisor : memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu di hotel dengan memberikan petunjuk kepada staff front desk serta mengontrol kode akses komputer di front desk.
Atasan langsung
Front Desk Supervisor : Duty Manager
Staff bawahan
Front Desk Supervisor : Front Desk Agent
Tugas pokok
Front Desk Supervisor :
a. Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office
b. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk Agent
c. Memberi persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu
d. Memberi persetujuan penggunaan housebank oleh Front Desk Agent
e. Mengarahkan langkah persiapan penerimaan grup
f. Mengatur jadwal setiap staff front desk